Por Carolina Lewis

Final de ano é a época em que começamos a pensar em tudo aquilo que não conseguimos realizar durante o ano que passou.

Metas, desejos e promessas fazem parte dessa etapa de transição de um velho para um ano novinho e cheio de oportunidades que nos espera. Mas para tirar as expectativas do papel e coloca-las em prática, um termo se faz necessário: planejamento.

Embora o mundo da comunicação seja extremamente dinâmico, precisamos, sim, planejar. Em todas as áreas que compreendem a comunicação corporativa, seja produção de conteúdo, artes gráficas ou social media, o planejamento funciona como uma bússola que guia as ações e integra todas as áreas não só da comunicação, mas da empresa/negócio como um todo.

O que é um planejamento de comunicação?

Aqui na Usina, nós trabalhamos muito com planejamento de comunicação, principalmente para redes sociais, eventos e projetos especiais de nossos clientes. Planejar a comunicação nada mais é do que colocar no papel tarefas, metas, responsáveis e prazos para determinada ação que será realizada ou algum objetivo em específico que se busca alcançar.

Acreditamos que um planejamento bem montado e – sobretudo – bem executado é capaz de trazer resultados, por vezes, muito além dos esperados. Por isso, aproveitando que um novo ano está aí batendo na porta, preparamos 6 passos para você montar um bom planejamento e começar 2020 com tudo! Confira.

1 – Entenda as necessidades do seu negócio ou do seu cliente

Antes de sair por aí colocando um monte de ações em uma planilha de Excel – SIM, planilhas são necessárias, evite trabalho desnecessário e possíveis desapontamentos. Para isso, analise as necessidades do seu negócio ou cliente. Uma boa ferramenta para isso é o método SWOT, que ajuda a identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A partir disso é mais fácil saber quais são as necessidades atuais e, então, é nelas que você deverá focar os esforços do seu plano de comunicação.

Para ficar mais fácil, que tal reunir a equipe em um brainstorm mais descontraído, com quadros e post-its? Assim cada um pode contribuir para completar a matriz SWOT. Certamente, ao longo do processo surgirão diversas ideias que irão enriquecer ainda mais o seu plano de comunicação.

2 – Analise o que já foi e o que está sendo feito

Depois de entender quais são as necessidades e já ter algumas ideias engatilhadas, é bom olhar se esse tipo de ação já foi feito em algum outro momento e como foi a performance. Se você está fazendo um planejamento de comunicação para um evento que já aconteceu em outros anos, por exemplo, pode pesquisar como foi realizado o plano anterior e quais foram os resultados atingidos. Tente repetir aquelas ações que deram certo, mas dando um toque diferenciado para aquela edição e, claro, ter novas ideias.

Pesquisar o que está sendo feito pelos concorrentes e como o seu público reage a isso também é importante nessa etapa para saber que tipos de ações devem ou não integrar o seu planejamento de comunicação.

3 – Faça um mapeamento dos canais de comunicação

O terceiro passo para produzir um plano de comunicação é saber em quais canais de comunicação o seu público está. Por isso, analise as mídias que você já utiliza normalmente para divulgar o seu negócio ou serviço para tentar entender em quais delas você deve apostar mais. É possível também que nessa análise você identifique que o seu público está presente em algum canal que você não utiliza e então essa pode ser a hora de testar!

Sabendo quais são as mídias disponíveis, ficará mais fácil estabelecer quais serão as ações e objetivos que deverão constar em seu planejamento de comunicação, que é o próximo passo.

4 – Detalhe as ações e os objetivos por ordem cronológica

A essa altura você já deve estar com um documento de word cheio de ideias prontas para se tornarem ações. É possível que muitas das suas ideias inicias tenham sido descartadas ou deram origem a novas e melhores ao longo do processo. Mas tudo bem, agora chegou o momento de organizar tudo isso!

Comece colocando todas essas ações em uma planilha e depois vá detalhando cada tarefa e subtarefa que surgir a partir dela – mas pode esmiuçar bem, mesmo porque não queremos que nenhuma etapa do planejamento se perca!

Por exemplo, se uma das suas ações será enviar um convite a influenciadores, existem várias etapas até que esse objetivo seja cumprido, como: definição do mailing, produção do material gráfico, produção e envio do press-kit, follow-up para confirmar o recebimento, clipagem da divulgação, etc.

Por isso, é importante organizar as tarefas por ordem cronológica, ou seja, por ordem da realização. Além disso, também é essencial que nessa planilha contenha o status da tarefa para você conseguir acompanhar o que foi feito, o que está aguardando aprovação, ou que precisa ser produzido.

5 – Estabeleça prazos e responsáveis

Antes de finalizar o planejamento é importante que sejam estabelecidos os prazos – tanto para execução total do plano, quanto de cada tarefa – e os responsáveis por cada ação. É importante que isso seja realizado antes do planejamento ser apresentado para o cliente ou de ser executado, isso porque, sem prazos e responsáveis definidos o risco de o planejamento acabar parando na gaveta é grande.

Uma dica importante é: assim que as ações forem aprovadas, passe todas elas para a sua agenda diária ou onde você costuma anotar suas tarefas diárias, com o deadline final de entrega. Com isso, você consegue visualizar tudo o que precisa ser feito e pode dar prioridade para as entregas com prazo mais próximo.

6 – Defina indicadores de resultados

De nada adianta montar um planejamento lindo e maravilhoso mas não ter parâmetros para analisar quais foram os resultados alcançados. Por isso, é muito importante que antes de executar o plano, você saiba como fará a mensuração dos resultados.

Definir indicadores e monitorar as ações são tarefas essenciais a qualquer plano de comunicação, não só para saber se os objetivos estão sendo alcançados, mas também para rever estratégias e, se preciso, trocá-las ao longo do processo.

Agora que você já sabe os seis passos principais para criar um bom planejamento de comunicação corporativa, que tal colocar a mão na massa?

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